#JEBVinpillole

– Marika Barana 

I 6 segreti per un buon Project Manager

Nelle scorse settimane JEBV ha partecipato ad una formazione sul Project Management tenuta da Leonardo Baldissin, trainer di JADE Italia. Si tratta di una disciplina molto ampia e strutturata, in continua evoluzione, ma abbiamo voluto riassumere in pochi punti quelle che crediamo siano le abilità principali che un Project Manager dovrebbe sviluppare.

 

  1. DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI

Al fine di indirizzare tutte le proprie risorse al completamento e alla buona riuscita del progetto, il Project Manager dovrebbe saper definire obiettivi chiari, misurabili e raggiungibili. Stabilire obiettivi ben definiti aiuta il team a focalizzare la propria attenzione sulle finalità del progetto, evitando di sprecare inutilmente risorse. La misurabilità, inoltre, è utile per il monitoraggio costante delle attività. Infine, porsi obiettivi raggiungibili stimola il team a dare il massimo, evitando al contempo di creare sfiducia.

 

  1. ASSUNZIONE DI RESPONSABILITÀ

Il PM è responsabile al 100% del raggiungimento degli obiettivi: è indispensabile comprendere la propria posizione all’interno del team e sapersi assumere le proprie responsabilità. Oltre alle abilità di leadership, è quindi fondamentale che il PM dimostri la propria ownership, ossia la volontà di prendersi carico in prima persona del progetto, assumendone i rischi e impegnandosi per il suo completamento.

 

  1. GESTIONE DEI TEMPI

La gestione del team non può prescindere da un’organizzazione precisa e analitica dei tempi necessari al completamento del progetto. È importante organizzare le attività in modo da distribuire il carico di lavoro nel tempo. La nostra natura umana ci spinge spesso a rimandare i nostri impegni, causando eccessivi sovraccarichi a ridosso dei termini di consegna: è per questo che è utile al PM stabilire dei milestones, ossia delle tappe intermedie al fine di motivare il team evitando distacco e frustrazione.

 

  1. PRIORITÀ Non tutte le attività hanno la stessa importanza: l’efficienza del PM sta anche nel comprendere quali siano le priorità per il raggiungimento dei suoi obiettivi, differenziandole dagli impegni meno urgenti o superflui. La capacità di classificare le attività del team permette di orientare tutti gli sforzi in primo luogo a ciò che davvero è determinante, evitando sprechi e inutili fatiche.

 

  1. REATTIVITÀ E PROATTIVITÀ

“Se qualcosa può andar male, andrà male”. Come aveva già scoperto Murphy, spesso l’organizzazione scientifica e minuziosa delle attività può essere sconvolta da imprevisti esterni o da eventi interni al team. In questi casi, è fondamentale che il PM mantenga la calma, intervenendo tempestivamente dove possibile e ridefinendo un nuovo piano di azione laddove non si possa rimediare. Può risultare utile stabilire preventivamente un piano di crisis management, in modo da conoscere in anticipo come dovrà comportarsi il team.

 

  1. MOTIVAZIONE E LEADERSHIP

Ogni progetto ha bisogno di un leader! Fondamentale per un PM, infine, è la capacità di influenzare positivamente il team, costruendo un gruppo stabile, unito e disposto a dare il meglio. Un leader sa infatti motivare il proprio team, aggiornandolo e coinvolgendolo in tutte le fasi, e rende gli altri capaci di contribuire all’efficacia e il successo del progetto.